Dienstwagennutzung & 1-%-Regelung prüfen – Kernaussage des Artikels
Warum Car-Policy-Kontrolle Pflicht ist
Steuernachzahlungen, Sozialabgaben und Vertrauensverlust drohen, wenn Privatnutzung von Dienstwagen unklar bleibt. Wir liefern neutrale Fakten, bevor Finanzamt oder Belegschaft eskalieren.
Fahrtenbücher, Telematikdaten und Tankbelege werden plausibilisiert, damit HR, Finance und Betriebsrat belastbare Entscheidungen treffen können.
Praxisbeispiel
Häufige Muster: als „Dienstfahrt“ deklarierte Einkaufs- und Ferienfahrten, unvollständige oder nachträglich angepasste Fahrtenbücher, falsch als E- oder Hybridfahrzeug deklarierte Wagen, um die 0,25- oder 0,5-%-Regel zu ziehen. Wir koppeln Telematik-/GPS-Spuren mit Tank- und Ladebelegen, Werkstatt-Logs, Kalendern und CRM-Einträgen. So werden Sprit- oder Ladebons zeitlich und örtlich zugeordnet, Manipulationen an OBD-Trackern erkannt und Standort-Historien plausibilisiert.
Arbeitsrechtlich sichern wir Gesprächsprotokolle, Abmahnungen und Rückforderungsbescheide ab, inklusive sozialversicherungsrechtlicher Korrekturen. Bei Vorsatz wird die Strafanzeige mit Belegliste vorbereitet; bei Fahrlässigkeit erstellen wir ein Schulungspaket und verschärfen die Car-Policy (Reservierungsregeln, Freigaben, Löschfristen für Bewegungsdaten).
Kurz-Checkliste: Fahrtenbuch + Telematik + Tank-/Ladebelege auf Lücken und Sprünge prüfen (Datum, Ort, Kilometer); Fahrzeugtyp und Besteuerung abgleichen; Zugriffe und Exporte protokollieren; Konsequenzen vorab festlegen (Abmahnung, Rückforderung, Anzeige) inklusive Gesprächsleitfaden und Fristen.
Praxisbeispiel: Für einen Außendienst mit 18 Fahrzeugen deckten wir Wochenendfahrten nach und nach ab, belegten Steuer- und Sozialabgabenrisiken und führten mit HR einen Fahrtenbuch-Rollout inklusive Trainings durch. Ergebnis: saubere Car-Policy, dokumentierte Nachversteuerung und klar geregelte Datenzugriffe.
Typische Warnsignale
Hinweise, die auf missbräuchliche Privatfahrten oder manipulative Dokumentation deuten.
Wochenend- oder Feiertagsfahrten ohne Kundenbezug
Auffällige Privatstrecken trotz Dienstwagengenehmigung nur für berufliche Zwecke.
Abweichungen zwischen Fahrtenbuch, Telematik und Tankbelegen
Kilometerstände und Betankungen passen nicht zu dokumentierten Routen; Telematik-Logs wurden nachträglich angepasst.
Poolfahrzeuge wie Privatwagen genutzt
Reservierungen, Standortdaten und Fahrerlisten widersprechen der Car-Policy; Poolfahrzeuge werden dauerhaft einer Person zugeordnet.
Mehrfachabrechnungen von Kilometern oder Maut
Doppelte Kostenansätze und widersprüchliche Belege deuten auf Manipulation hin.
Leistungen der Detektei S.E.S
Fahrtenbuch-Forensik
Plausibilitätscheck, Abgleich mit Kalendern, CRM sowie Tank- und Mautbelegen inklusive Änderungsprotokollen.
Telematik & GPS
Auswertung von Trackern, Geofences und Logfiles – inklusive Manipulationsprüfung und Nachweis einzelner Privatfahrten.
Observation & Dokumentation
Gezielte Begleitung kritischer Fahrten mit Foto- und Videoevidenz, um private Nutzung gerichtsfest zu belegen.
Gesprächsbegleitung
Aufklärungs- und Rückabwicklungsgespräche gemeinsam mit HR/Betriebsrat; Vorbereitung von Abmahnungen oder Rückforderungen.
So läuft eine Car-Compliance-Prüfung ab
Briefing
Ziele, Car-Policy, Betriebsratsabstimmung und Rechtsgrundlage klären; sensible Datenzugriffe protokollieren.
Datensicherung
Fahrtenbücher, Telematik, Tank- und Mautdaten sichern und versionieren; Logs gegen Manipulation absichern.
Feldarbeit
Observation geplanter Schwerpunktfahrten, Umfeldcheck von Abstellorten, Prüfung von Fahrerwechseln.
Analyse
Abgleich aller Quellen, Berechnung steuerlicher und arbeitsrechtlicher Risiken, Visualisierung von Privatfahrten.
Übergabe
Bericht mit Belegen, Handlungsempfehlungen und Gesprächsleitfaden für HR, Finance und Betriebsrat.
Recht & Compliance
Wir arbeiten DSGVO- und BDSG-konform, stimmen uns mit Betriebsrat und Rechtsabteilung ab und dokumentieren alle Maßnahmen.
Bewegungsdaten werden nur nach Minimalprinzip erhoben, mit Löschfristen hinterlegt und für gerichtsfeste Dokumentation versioniert.
- Berechtigtes Interesse oder Einwilligung vor Datenerhebung; Dokumentation der Rechtsgrundlage.
- Abgleich mit Betriebsvereinbarungen und Car-Policy, inklusive Freigaberegeln für Fahrtenbuch- und Telematikdaten.
- Gerichtsfeste Dokumentation für Finanzamt, Sozialversicherung und arbeitsrechtliche Schritte.
- Klare Lösch- und Zugriffskonzepte für Logfiles, GPS-Daten und Scan-Kopien von Fahrtenbüchern.
FAQ
Brauchen wir Einwilligungen?
Wir prüfen Rechtsgrundlage, Car-Policy und Betriebsvereinbarungen und liefern Vorlagen für Einwilligungen oder Interessenabwägung.
Wie lange dauert eine Prüfung?
Standardfälle 1–2 Wochen inklusive Auswertung und Kurzreport; komplexe Fälle mit Observation nach Absprache.
Unterstützen Sie Gespräche?
Ja, wir bereiten Aufklärung, Rückabwicklung oder Kündigung fachlich und kommunikativ vor und begleiten HR/Betriebsrat.
Weiterführende Hilfe
Direkte Hilfe
1-%-Regelung & Fahrtenbücher prüfen – Wirtschaftsermittlungen: Sofort handeln
Kostenfreies Erstbriefing, vertrauliche Übergabe und Maßnahmenplan.
Fest angestellte Ermittler:innen, abgestimmt mit HR, Compliance und Betriebsrat.