Überblick
Gefälschte Tankbelege, doppelt eingereichte Hotelrechnungen oder “Kundenessen”, bei denen der Kunde gar nicht dabei war – Spesenbetrug ist oft nicht dramatisch, aber kostspielig. Die gute Nachricht: Die meisten Fälle folgen Mustern, die Sie früh erkennen können.
Diese Spesenbetrug erkennen – 10-Punkte-Checkliste für HR & Controlling liefert einen klaren Ablauf, damit Prüfungen belastbar und verhältnismäßig bleiben.
Diese praxiserprobte Checkliste zeigt, wie HR und Controlling Verdachtsmomente strukturiert prüfen und dabei gerichtsverwertbar dokumentieren – ohne Verfahrensrisiken zu schaffen.
1) Belege technisch und formal prüfen
- OCR- und Metadaten-Abgleich: Datum, Uhrzeit, Adresse, Steuernummer.
- Plausibilitätscheck: Entfernung zur Niederlassung, Reisedauer, Kundentermine im CRM.
- Doppelte Einreichungen über Hash-/Ähnlichkeitsprüfung identifizieren.
2) Muster erkennen
- Häufungen an Wochenenden/Feiertagen.
- Immer gleiche Beträge knapp unter Freigabegrenzen.
- Wiederkehrende Restaurants/Hotels ohne reale Kundenkontakte.
- Kombination aus Reise- und Spesenabrechnung, die zeitlich nicht passt.
3) Interviews und Dokumentation
- Sachliche Rückfragen mit Zeitstempel und Teilnehmer:innen dokumentieren.
- Dienstreiseaufträge, Kalender und CRM-Einträge abgleichen.
- Keine Suggestivfragen – Neutralität schützt die Verwertbarkeit.
4) Digitale Spuren sichern
- Karten- und Zahlungslogs anfordern (Betriebsvereinbarung beachten).
- Poolfahrzeug- oder Carsharing-Nutzung mit Fahrtenbüchern vergleichen.
- E-Mail-/Messenger-Threads zur Reiseorganisation sichern.
5) Zusammenarbeit mit Betriebsrat und Legal
- Transparente Kriterienkataloge und abgestufte Maßnahmenpläne vereinbaren.
- Frühzeitige rechtliche Bewertung der Verhältnismäßigkeit.
- Einbindung bei Observationen oder verdeckten Testkäufen, falls erforderlich.
6) Ergebnis- und Maßnahmenplan
- Klar trennen: Fakten, Bewertung, Empfehlung.
- Textbausteine für Abmahnung oder Vergleich beilegen.
- Bei Anfangsverdacht: Hinweis auf Rückforderungsansprüche und mögliche Strafanzeige.
7) Prävention
- Schulungen mit Beispielen aus der Praxis.
- Rotierende Stichproben und Vier-Augen-Freigaben.
- Transparente Richtlinien mit zulässigen/unerwünschten Praktiken.
Kurz-FAQ für HR & Controlling
- Was tun bei Anfangsverdacht? Dokumentieren, Belege sichern, Betroffene noch nicht konfrontieren, Legal einbinden.
- Wann wird es strafrechtlich? Bei vorsätzlichen Falschangaben oder manipulierten Belegen – frühzeitig Rechtsrat einholen.
- Wie kommunizieren? Sachlich, ohne Unterstellungen; Rückfragen schriftlich mit Zeitstempel festhalten.
- Wann externe Ermittler? Bei Serientätern, hohen Schäden oder wenn interne Stellen befangen sein könnten.
- Wie vorbeugen? Klare Spesenrichtlinie, Schulungen, rotierende Kontrollen und transparente Sanktionen.
Fazit
Spesenbetrug lässt sich selten mit einem einzigen Beleg beweisen, sondern mit Mustern. Wer Belege strukturiert prüft, digital absichert und sauber dokumentiert, kann Fälle früh stoppen und Streitigkeiten vor Gericht oder vor dem Arbeitsgericht belastbar führen.
Wichtigste Punkte zum Mitnehmen
- Muster schlagen Einzelbelege: Wiederkehrende Orte, identische Beträge und Zeitfenster sind oft aussagekräftiger als ein einzelner gefälschter Beleg
- Technische Checks zuerst: OCR-Abgleich, Metadaten und Hash-Vergleiche sind schnell und liefern objektive Indizien
- Digitale Spuren sichern: Karten-Logs, Fahrtenbücher, E-Mails – alles mit Betriebsvereinbarung absprechen und dokumentieren
- Neutralität beim Interview: Offene Fragen statt Suggestivfragen – sonst wird die Aussage vor Gericht anfechtbar
- Mit Betriebsrat abstimmen: Pflicht bei vielen Maßnahmen – Transparenz schützt vor Vorwürfen und Verfahrensmängeln
- Trennen Sie: Fakten – Bewertung – Empfehlung: Diese Struktur macht Reports vor Gericht und beim Arbeitsgericht belastbar
- Prävention lohnt sich: Rotierende Stichproben und klare Richtlinien senken die Quote erheblich